Het idee achter het intranet

Gebruikers profiel

Vandaag weer een stap vooruit gezet. Het idee is om het Sociaal Intranet te gaan gebruiken voor Het ondersteunen van de vrijwilligers door ze met elkaar in contact te brengen en het stimuleren van kennisdeling. Dat kan dan kennis zijn die voortkomt uit de eigen organisatie (parochie) maar ook informatie van buiten in de vorm van discussies, blogs,documenten, nieuws, tweets en dergelijke. Voor de presentatie kunnen we gebruik maken van de mogelijkheid van RSS-feeds, blogs enzovoort. Er zijn diverse websites waar je goede informatie kan vinden, verzamel en bewaar de weblinks.


Nu komt de vraag op: hoe verzamel je deze informatie, hoe ga je deze indelen, presenteren en delen met anderen. Het verzamelen zou je kunnen neerleggen als opdracht aan iedereen om goede informatie te vinden. Kijk eerst in de eigen organisatie. Het begint met het verzamelen en vastleggen van informatie over de mensen zelf. Iedereen kan een eigen gebruikers account aanmaken en iets over zichzelf vertellen in een gebruikers profiel. Zo krijg je na enige tijd een bruikbaar overzicht van alle vrijwilligers en kunnen mensen elkaar beter vinden. Mensen kunnen nu elkaar opzoeken met een zoek functie op basis van bijvoorbeeld interesses en vaardigheden. Ze zullen elkaar vinden en in met elkaar in contact komen via de informatie in de gebruikers profielen.

Voorbeeld van een groep

De volgende stap is het opbouwen van een community en het daarmee delen van kennis en informatie. Je kunt iedereen met elkaar laten praten maar om het overzichtelijk te houden kun je ook gebruik maken van de mogelijkheid van het opzetten van groepen. Zo kunnen mensen die samen werken of interesse hebben in hetzelfde onderwerp een groep vormen en informatie delen. Binnen een groep kan iemand de taak krijgen om de ontwikkeling van de groep te stimuleren, dat hoeft niet de leider te zijn maar iemand die de groepsleden kan uitnodigen en stimuleren om samen te werken. Daarnaast kan iemand de functie van community manager op zich nemen en er voor zorgen dat het Sociaal Intranet goed wordt gebruikt, iedereen op de hoogte is van de mogelijkheden en die nieuwe functionaliteit toevoegt als daar behoefte aan ontstaat.

Een persoonlijk dashboard

Als de groepen zich gaan ontwikkelen en de hoeveelheid informatie toeneemt ontstaat na enige tijd de behoefte aan meer overzicht wat er allemaal gebeurd. Je zoekt dan naar mogelijkheden om een je eigen beeld te vormen van de community en de buitenwereld. Dat kan middels een persoonlijk werkgebied in de vorm van een dashboard. Het dashboard is een verzameling van een of meerdere werkbladen met daarop allerlei soorten informatie in de vorm van widgets die je geheel zelf kan inrichten. Zo kan je bijvoorbeeld nieuws wat jou interesseert in de vorm van een RSS-feeds tonen.

Op dit moment kunnen we het volgende bieden:

• Blog
• Discussie
• Web Pagina's (zelf maken en onderhouden)
• Weblinks
• RSS-Feeds

Daarnaast kijken we nog naar het zaken als:

• Huis-stijl
• Kalender (vergaderingen, bijeenkomsten)
• Ideeën bus
• Foto galerij
• Mobiele telefoons

Een belangrijke vraag is:

Hoe kunnen we vanuit ons eigen intranet gebruik maken van diensten als Facebook, Twitter en Google.

Google Spreadsheet

We maken op dit moment gebruik van Google Docs om documenten aan te maken en deze op een veilige wijze te delen met een besloten groep mensen. Het is een gratis dienst met veel functionaliteit, een bijna onbeperkte opslag capaciteit en omdat de documenten worden onderhouden via een webbrowser zijn er ook geen licentiekosten voor software. We willen deze dienst daarom graag aan ons intranet koppelen:

• Een lijst van documenten (naam, type,eigenaar, wijzig datum)
• Mijn documenten
• Documenten in een bepaalde folder 
• Documenten met een speciaal kenmerk (featured)
• Recent gewijzigde documenten
• Zoeken van documenten (toon een lijst met resultaten)

Toestemming geven

Voor Google Docs kunnen we dan per werkgroep de meest relevante documenten weergeven. Daarnaast is de wens voor een zoekfunctie over de interne informatie van het intranet zelf en tegelijk over de Google Docs documenten. Na wat onderzoek blijken er goede oplossingen voor integratie beschikbaar te zijn. Het zijn wel technische oplossingen die nog niet geheel zijn uitgewerkt. Gelukkig kunnen we dat soort uitdagingen aan en is het me gelukt om een lijstje van Google Docs documenten in een bepaalde folder te tonen. Ook de beveiliging is goed geregeld want je ziet alleen die documenten waar je zelf ook toegang tot hebt  (voor de techneuten het gaat hier over de OAuth2 API). Google heeft naast Google Docs nog meer diensten zoals email, kalender en een news reader. Met name de kalender gebruiken we nu al en het zou geweldig zijn als we deze ook kunnen integreren.


De wensen op het gebied van Facebook en Twitter integratie zijn nog niet uitgewerkt, maar die liggen op het vlak van het vanuit intranet kunnen aanmaken van Facebook en Twitter berichten.


We hebben nu een aardig stap gemaakt met de techniek. De volgende stap wordt nu om de tot nu toe bereikte resultaten te gaan bespreken binnen de parochie.