Visie op een Social Network

Langzamerhand krijgen we een steeds beter beeld waar we naar toe willen. In dit artikel word het ontstaan en de uitwerking van onze visie op een Social Netwerk beschreven.

De aanleiding

Het hele traject is eigenlijk begonnen met de herbouw van de website voor de locatie Ermelo we moesten toen gaan nadenken over de layout en de structuur van de informatie op de website. Welke doelgroepen willen we bereiken, hoe vertellen we wat over de organisatie van onze parochie en specifiek de locatie Ermelo. Dan blijkt dat informatie over de organisatie structuur eigenlijk helemaal niet voorhanden is. Dit leide tot de gedachte "hoe zit het nu met de interne organisatie". Uit eigen ervaring weet ik dat er wel eens wat mis gaat omdat de communicatie vaak bemoeilijkt word door het feit dat er eigenlijk geen vaste goed beschreven werk procedures zijn. Dan moet een priester op twee plaatsen tegelijk zijn door een foute planning. Hier moeten we dus maar eens wat aan gaan doen.

Nu werk ik in de IT bij een groot bedrijf en ook daar komen dezelfde problemen voor. Ook daar gaat wel eens wat fout, maar er zijn wel hulpmiddelen beschikbaar die ons helpen om dit aantal terug te dringen. Zo zijn alle medewerkers opgenomen in een telefoonboek en kun je terug vinden bij welke afdeling ze werken. Daarnaast is er een intern kennis netwerk waarmee mensen elkaar kunnen vinden en waar ze informatie met elkaar kunnen delen over hun vakgebied. Zo kan ik als ik een vraag heb iemand vinden die het misschien weet. Het is zeker nog niet ideaal maar het is wel een goed bruikbaar hulpmiddel.

Zo onstond eigenlijk het besef dat er nog iets ontbreekt binnen onze parochie.

Wat kunnen we er aan doen

De gedachten bleven kriebelen en leide tot het maken van een ietwat ruw plan. Dit idee bleek niet alleen binnen de locatie Ermelo te leven maar was ook een behoefte die bij de locatie Leusden was onderkend. We besloten daarom samen te gaan werken aan het verbeteren van deze situatie. Het plan komt in het kort neer op het inzetten van een Social Intranet ter ondersteuning van werkgroepen binnen de parochie.

Wat willen we daarmee bereiken:

1. Samenwerking tussen werkgroepen en bestuur verbeteren
2. Aanknopen parochianen
3. Aanknopen externe organisaties / personen

Samenwerking tussen werkgroepen en bestuur verbeteren

Een Social Intranet bied een aantal mogelijkheden voor het ondersteunen van de communicatie binnen en tussen groepen mensen. Een Social Intranet is simpelweg een website die beheerd word door de eigen organisatie van de kerk parochie. Iedereen kan daarop een profiel aanmaken, dat is een webpagina met informatie over jezelf. Denk hierbij aan basis gegevens zoals je naam, foto, je vaardigheden en aan welke groepen je deelneemt. Daarnaast kunnen mensen zich in groepen verenigen rond een centraal doel, interesse, hobbie en dergelijke.

Dit bied enorme mogelijkheden. Je kunt je organisatie met al zijn structuren en medewerkers dus op een Social Intranet terugvinden. Mensen kunnen binnen een groep informatie met elkaar delen, denk hierbij aan nieuws, werkinstructies en mededelingen. Er zijn uitstekende zoekmogelijkheden voor het vinden van mensen en documenten. Je kan ook op de hoogte worden gehouden van de laatstse ontwikkelingen zonder de hele website te hoeven lezen.

Parochiebestuur kan bijvoorbeeld op het intranet haar plannen publiceren nadat deze zijn vastgesteld. Maar ze kunnen ook het vergader schema publiceren en om input vragen en zo hun beleid voeden met de expertise van iedereen. Dat is de sociale kant van een Social Intranet. Je kan met elkaar in discussie gaan en gebruik maken van elkaars kennis en ervaring.

De mogelijkheid voor het delen van kennis is een belangrijk voordeel. Je kan makkelijk andere werkgroepen vinden die hetzelfde soort werkdoen, in contact komen met mensen en ervaringen met elkaar delen. In een volgende fase is het mogelijk om ook documenten met elkaar te delen.

Aanknopen parochianen

De vrijwilligers opnemen in een Social Netwerk is een eerste stap. Zij zijn de weg voorbereiders. Via hun kunnen we anderen bereiken. als het Social Intranet / Netwerk meer gebruikt gaat worden neemt de waarde toe. Door mond op mond reclame kan de belangstelling toenemen. De volgende stap zou dan kunnen zijn de overige parochianen erin betrekken. Het netwerk kan van nut zijn om in contact te komen met iedereen in de parochie. Steeds meer mensen maken gebruik van internet. Een Social Netwerk in eigen beheer is een veilige omgeving en kan daardoor een goed middel zijn om in te zetten voor gemeenschapsopbouw (community building). Parochianen kunnen zich aanmelden en zelf hun groepen opzetten rond bestaande activiteiten (KBO,KVGE) maar ook nieuwe activiteiten kunnen opgezet worden, denk aan jongeren.

Aanknopen externe organisaties / personen

Ook andere organisaties en mensen buit de parochie zouden zich kunnen aansluiten. Hierover moet goed nagedacht worden.