Hoe kunnen werkgroepen effectiever (samen) werken?

De huidige situatie veranderd. Het aantal kerk bezoekers neemt af en het aantal vrijwilligers langzamerhand ook. Vrijwilligers en pastoraal medewerkers hebben hierdoor relatief meer te doen, met minder minder menskracht en minder beschikbare tijd. De moderne mens heeft het druk en wil best wel vrijwilligerswerk doen maar cru gezegd alleen als het hem uitkomt. Het werk binnen de kerk moet dan zo ingericht zijn dat het binnen de inzet mogelijkheden van de moderne mens past. We zullen daarom de huidige werkwijze moeten aanpassen en liefst ook wat effectiever en efficiënter maken.


De traditioneel werkwijze

• Regelmatig en langdurig vergaderen
• Informatie uitwisselen via de telefoon, papier en email
• Documentatie op papier, de eigen computer en in het hoofd
• Werkprocedures informeel geregeld, vaak niet vastgelegd
• Hard werken

Is alles dan fout gedaan de afgelopen jaren? Nee, maar we denken dat het nu de juiste tijd is om het misschien wat anders te gaan doen.

Informatie delen en uitwisselen
Om je werk te kunnen doen heb je vaak informatie nodig. Je kunt informatie uitwisselen door deze naar elkaar toe te zenden maar dan heb je altijd een aantal problemen:

• Niemand heeft alle informatie netjes bij elkaar
• Wat is nu de laatste versie van een document
• Wie heeft het origineel (Oeps, het origineel is weg)
• Hoe weet je wanneer informatie is gewijzigd en wat er is gewijzigd
• Als je als nieuweling bij een groep komt weet je niet wat er in het verleden allemaal gebeurt is.

Uitwisselen en delen is wat anders. je kunt informatie ook delen zonder deze uit te wisselen je laat de informatie dan op een centrale plaats staan en geeft de mensen toegang. Je hebt dus behoefte aan een soort van opslag / archief waar alle informatie in terug te vinden is. Waar mensen in kunnen wijzigen en waar je de toegang goed kan regelen.

Effectiever en efficiënter werken
Dat word een uitdaging. Effectiever en efficiënter werken komt meestal voort uit goed nadenken of je wel het juiste doet en op de juiste wijze. Schrijf eens op wat je doet, als werkgroep wat is het doel, wat wil je bereiken. Voor elke werkgroep zou deze informatie al voorhanden moeten zijn want uit het beleid van de parochie volgt de doelstelling en opdracht voor elke werkgroep. Vervolgens kun je bekijken wat je moet doen en hoe je de werk processen kan inrichten of hoe ze nu zijn ingericht. Een werk (proces) beschrijving beschrijft in enig detail:

• Het doel en resultaat
• De werkwijze
• Welke informatie je nodig hebt
• Welke informatie je levert aan anderen
• Met wie je samenwerkt.

Het maken van zo’n werk beschrijving kost natuurlijk wat inspanning en tijd. Je moet dus afwegen wanneer je dit wel en niet doet.

Voordelen (als je het wel doet):

• Iedereen doet het werk op dezelfde wijze (dat is wel de bedoeling)
• Je kan makkelijker praten over het werk (het ligt namelijk vast)
• Je kan ontdekken dat er misschien dubbel of onnodig werk word verricht.
• Je kan de kwaliteit constant houden en verbeteren
• Je kan je werkwijze overdragen naar iemand anders.
• Je kan deze informatie delen met andere werkgroepen binnen en buiten de locatie / parochie

Voorgestelde werkwijze (Het nieuwe werken)

• Een centrale plaats waar alles is terug te vinden
• Toegang kan goed geregeld worden
• Informatie kan niet verloren gaan
• Makkelijk toegankelijk voor iedereen (die erbij mag)

Welke informatie zou je kunnen vastleggen:

• Organisatie (hoe zijn we georganiseerd en hoe werken we samen)
• Contactinformatie (wie is dit en wat voor functie heeft deze persoon)
• Mensen in de eigen werkgroep
• Contact personen bij andere werkgroepen
• Werkgroep specifiek
• Doelstellingen
• Plannen
• Werk procedures / afspraken
• Lijsten / overzichten
• Vergadering agenda / verslag

Jaar verslag / rapportage
Lopende zaken
Kalender (Vergaderingen / Activiteiten)
Takenlijst wie gaat wat doen