De traditioneel werkwijze
- Regelmatig en langdurig vergaderen
- Informatie uitwisselen via de telefoon, papier en email
- Documentatie op papier, de eigen computer en in het hoofd
- Werkprocedures informeel geregeld, vaak niet vastgelegd
- Hard werken
Informatie delen en uitwisselen
Om je werk te kunnen doen heb je vaak informatie nodig. Je kunt informatie uitwisselen door deze naar elkaar toe te zenden maar dan heb je altijd een aantal problemen:
- Niemand heeft alle informatie netjes bij elkaar
- Wat is nu de laatste versie van een document
- Wie heeft het origineel (Oeps, het origineel is weg)
- Hoe weet je wanneer informatie is gewijzigd en wat er is gewijzigd
- Als je als nieuweling bij een groep komt weet je niet wat er in het verleden allemaal gebeurt is.
Effectiever en efficiënter werken
Dat word een uitdaging. Effectiever en efficiënter werken komt meestal voort uit goed nadenken of je wel het juiste doet en op de juiste wijze. Schrijf eens op wat je doet, als werkgroep wat is het doel, wat wil je bereiken. Voor elke werkgroep zou deze informatie al voorhanden moeten zijn want uit het beleid van de parochie volgt de doelstelling en opdracht voor elke werkgroep. Vervolgens kun je bekijken wat je moet doen en hoe je de werk processen kan inrichten of hoe ze nu zijn ingericht. Een werk (proces) beschrijving beschrijft in enig detail:
- Het doel en resultaat
- De werkwijze
- Welke informatie je nodig hebt
- Welke informatie je levert aan anderen
- Met wie je samenwerkt.
Voordelen (als je het wel doet):
- Iedereen doet het werk op dezelfde wijze (dat is wel de bedoeling)
- Je kan makkelijker praten over het werk (het ligt namelijk vast)
- Je kan ontdekken dat er misschien dubbel of onnodig werk word verricht.
- Je kan de kwaliteit constant houden en verbeteren
- Je kan je werkwijze overdragen naar iemand anders.
- Je kan deze informatie delen met andere werkgroepen binnen en buiten de locatie / parochie
- Een centrale plaats waar alles is terug te vinden
- Toegang kan goed geregeld worden
- Informatie kan niet verloren gaan
- Makkelijk toegankelijk voor iedereen (die erbij mag)
- Organisatie (hoe zijn we georganiseerd en hoe werken we samen)
- Contactinformatie (wie is dit en wat voor functie heeft deze persoon)
- Mensen in de eigen werkgroep
- Contact personen bij andere werkgroepen
- Werkgroep specifiek
- Doelstellingen
- Plannen
- Werk procedures / afspraken
- Lijsten / overzichten
- Vergadering agenda / verslag
Lopende zaken
Kalender (Vergaderingen / Activiteiten)
Takenlijst wie gaat wat doen
Geen opmerkingen:
Een reactie posten