Hoe inspireer en activeer je een online community

Informatie overload

In onze zoektocht naar het ideale intranet kwamen we op de vraag:

Hoe zorgen we ervoor dat de mensen niet alleen met de dagelijkse dingen bezig zijn zoals vergaderen en overleggen maar ook de tijd nemen om nieuwe ideeën op te doen. 

Er worden allerlei interessante evenementen georganiseerd en cursussen gegeven. Helaas staat de informatie hierover verspreid over tientallen websites De uitdaging is hoe verzamel je al deze informatie en hoe selecteer je daaruit alleen het voor jou relevante.

Je hebt weinig tijd en je zou je dat klusje het liefst aan een ander overlaten. Het goede nieuws is dat kan, je gebruikt daarvoor een nieuws robot en de gezamelijke werkkracht van de gehele intranet community.

Hoe hebben we dat aangepakt

In het kort doorloop je een aantal stappen:

• verzamelen van informatie
• classificeren: diverse rubrieken en een persoonlijke waardering (laag tot zeer interessant)
• selecteren wat relevant is (op basis van interessant voor jou)
• actief onder de aandacht brengen (email, tweet, whats app)

We zijn ermee begonnen om dit proces op te zetten en de eerste resultaten zijn veel belovend. Voor het verzamelen van de content maken we gebruik van een gedeeltelijk geautomatiseerd proces. Een nieuws robot verzameld automatisch iedere dag allerlei informatie. Voor het classificeren gebruiken we de gezamenlijke werkkracht van de community zelf. Iedereen kan meehelpen en bepaald zo zelf of een bepaald stukje content interessant is of niet.

Het resultaat

Klik hier

De som van al deze activiteiten en waarderingen resulteert in een selectie van de meest interessante en actuele artikelen en evenementen. Degeselecteerde informatie komt prominent op de website en word periodiek in een nieuwsbrief ge-mailed. In het voorbeeld zie je een overzicht pagina van de laatste activiteiten en rechts een aantal aanbevolen evenementen en artikelen. Op deze wijze hebben wij de gebruikers van ons intranet voorzien van inspirerende content in de hoop dat dit zal gaan leiden tot betere resultaten.

Even stil maar niet stil gezeten

Ik bemerkte dat de blog even stil heeft gelegen, maar dat geld niet voor ons intranet. We maken steeds meer gebruik van ons intranet en hebben we een gestadig groeiend aantal deelnemers en groepen. Wat is er zoal gebeurd:

Een werkgroep heeft het intranet gebruikt voor het delen van informatie voor een interne cursus. De werkgroep Caritas is erg actief geworden en onze interne ambassadeur heeft de mensen uitstekend begeleid. Zij maken nu ook beter gebruik van de meer geavanceerde functies.

Waar we aan werken:

• Presentatie voor het parochiebestuur
• Inzetten van het intranet om in contact te komen met parochianen
• Bredere invoering voor de parochie (een eerste groep Kerk en Gezin opgezet voor discussie met ouders)

Presentatie

Een korte presentatie over het Sint Lucas Intranet

St Lucas Intranet from Tauvic Ritter

Intranet nieuwsbrief via email

Sinds vandaag kan je de laatste nieuwtjes van het intranet ook via een persoonlijke digitale nieuwsbrief ontvangen. Iedere gebruiker van het Sint Lucas intranet is lid van één of meerdere werk of interesse groepen. Per groep kun je aangeven hoe vaak je op de hoogte wil worden gehouden van de laatste ontwikkelingen:

• Dagelijks
• Wekelijks
• Maandelijks

Vervolgens ontvang je het nieuws overzicht per email.

Het parochie nieuws via de St Lucas App op je iPad

Nieuws via de App

Binnenkort kun je al het nieuws over onze parochie lezen op je smartphone of tablet via de St Lucas App. We zijn namelijk hard bezig om de informatievoorziening binnen onze parochie te verbeteren. Er zijn inmiddels heel wat informatie bronnen beschikbaar zoals het nieuws van de eigen parochie, het intranet en ook van externe partijen als het Aartsbisdom Utrecht en de jeugd met websites Jong Katholiek, Yougle en Facebook en er komen er nog meer bij.

De uitdaging nu is om al deze informatie snel en overzichtelijk aan te bieden. Om de drempel te verlagen kijken we daarom naar nieuwe mogelijkheden om het nieuws te verspreiden.

Een mogelijke oplossing die wij nu verder onderzoeken is een eigen St Lucas App. De App is gratis en eenvoudig te installeren op alle merken tablets en smart phones (Tablet, iPad, iPhone, Android). Je ontvangt het nieuws automatisch, handig ingedeeld in doelgroep en interesse categorieën. Wat deze applicatie uniek maakt is de mogelijkheid om offline te werken, dat wil zeggen zonder internet verbinding. Je synchroniseert dus s'morgens je tablet en kan de hele dag lezen.

Op dit moment zijn we in de ontwikkel en test fase. We verwachten binnen afzienbare tijd de eerste live resultaten te kunnen tonen. Mensen die mee willen met het testen zijn altijd welkom.

Gebruik een prikbord om samen te werken

Een interactief prikbord op internet

Tijdens een van mijn speurtochten over het internet kwam ik een geweldig handig hulpmiddel tegen, het lijkt op het "ouderwetse prikbord" maar dan in een modern internet jasje. Een traditioneel prikbord is een plaat kurk die opgehangen is aan een muur. Met speltjes kun je allerlei dingen opprikken zoals geeltjes, foto's enzovoort. Een internet prikbord bied je nu nog meer mogelijkheden.

Wereldcommunicatiedag

De 47ste Wereldcommunicatiedag in 2013 staat in het teken van de sociale netwerken en de nieuwe evangelisatie. Dat heeft de Pauselijke Raad voor de Sociale Communicatiemiddelen in Rome bekendgemaakt. Met de keuze van het thema wordt de aandacht gevestigd op het feit dat de moderne technologie een steeds belangrijker rol vervult bij de uitwisseling van menselijke ervaringen en kennis. De 47ste dag van de media in 2013 gaat ook na of er zo ook een bijdrage kan worden geleverd tot het christelijke geloof en de verspreiding daarvan. Volgens de pauselijke raad toont de opmars van de sociale media dat het niet enkel belangrijk is om het geloof te verkondigen. Ook voor de manier waarop dat gebeurt, moet de nodige aandacht bestaan. “Wij moeten aandacht hebben voor het belang en de grote populariteit van sociale netwerken, die de dialoog en interactieve vormen van communicatie en relaties bevorderen.”

Kerk2012 "De missionaire (on)mogelijkheden van social media"

Op zaterdag 3 november was er in Utrecht de landelijke congresdag "Kerk2012". Er waren diverse sprekers en workshops en de dag werd besloten met een forum discussie. De belangrijkste les die ik er van heb meegenomen is de vraag "Hoe bepaal je het succes van je kerk". Als je uitgaat van het aantal bezoekers dat elke zondag naar het kerkgebouw komt dan zal social media daar waarschijnlijk niet veel bij gaan helpen. Social media kun je wel inzetten om mensen meer bij de gemeenschap te betrekken. De gemeenschap zit dan wel op internet en niet in het traditionele kerk gebouw. Misschien moet je het gebouw dus gewoon wat breder zien en kun je ook op internet kerken bouwen. Voordeel van een internet kathedraal is dat de stookkosten veel lager zijn en de ruimte onbeperkt. Verder kun je aan de gemeenschap deelnemen op de tijd die jou uitkomt en niet alleen op zondag om 11 uur.

Heb je eenmaal een internet gemeenschap opgebouwd dan kun je natuurlijk ook de mensen uitnodigen eens in het fysieke kerkgebouw te komen kijken, maar maak dat dan niet tot je primaire doel.

Intranet voorzien van een frisse layout

De nieuwe layout

Het intranet staat nu geheel open voor de vrijwilligers van onze parochie en de eerste gebruikers zijn nu bezig met het verkennen van de mogelijkheden. We willen deze early adopters een aantrekkelijk systeem bieden. Daarom kijken we nog meer naar de gebruiks aspecten als vormgeving en documentatie. De oorspronkelijke vormgeving was toe aan verbetering, de kleuren waren wat aan de saaie kant en de widgets met hun dunne grijze lijntjes waren niet echt duidelijk te zien. Een nieuwe kleuren schema en een verbeterde layout maken het intranet in eens een stuk aantrekkelijker om te zien en veel beter leesbaar. Voor de nieuwe gebruikers is nu een speciale "Gebruikers groep" opgericht. Daar word informatie gegeven over het praktisch gebruik van het intranet.

Introductie video

We werken hard aan het promoten van ons Sint Lucas intranet. Zo hebben we nu op Youtube een introductie video beschikbaar om nieuwe gebruikers binnen een paar minuten kennis te laten maken met het intranet.

De eerste gebruikers op het intranet

Het intranet komt nu uit de experimenteer fase en we gaan voorzichtig beginnen. Naast ons eigen intranet ontwikkel team is het koor Canticorum uit Leusden de eerste groep die gebruik gaat maken van het intranet.

We hebben nagedacht over de manier waarop we het intranet kunnen structureren. Allereerst hebben we een groep aangemaakt voor de parochie als geheel en daarbinnen een groep voor elke afzonderlijke locatie. Binnen deze locatie groepen hebben we weer de locale  werkgroepen opgenomen . Zo krijgen we een overzichtelijke structuur die overeenkomt met de structuur van de organisatie.

Ontwerpstappen voor een sociaal intranet

Nu we de techniek een beetje op de rails hebben zijn we op zoek naar "De juiste aanpak".

Een beetje rondneuzen op internet leverde het volgende (door Jeroen Heydendael van Tam Tam):

1. Is de organisatie er klaar voor?
   Je wilt vandaag nog beginnen met een sociaal intranet, maar jouw organisatie is nog niet toe aan zaken als radicale transparantie, easycratie* of crowdsourcing. Volg de principes en kenmerken van een sociaal intranet en je werkt stiekem al aan de vervolgstappen.
2. Zo ja hoe ga je dan verder
   In dit artikel beschrijft Jeroen Heydendael de praktische stappen voor een concept van een sociaal intranet: een intranet met een goede balans tussen organisatiedoelstellingen en het ondersteunen van mensen in hun dagelijkse werk. Deze stappen kun je direct na de fase van visie, strategie en roadmap nemen, maar vóór de realisatie- en optimalisatiefase.

En via collega's van de linkedin discussie groep Geloof en Internet nog meer:

• The Social Intranet
• Practical Strategies for Creating a Successful Intranet

We zoeken nog verder naar meer informatie over het introduceren en ontwerpen. Suggesties zijn meer dan welkom.

Een eerste demonstratie

Afgelopen zaterdag eerst een goed gesprek gehad met de voorzitter van de locatieraad over de mogelijkheden voor het inzetten van een sociaal intranet. Daarnaast ook gesproken over de mogelijkheden van het gebruik van video chat als Skype en Google hangout. Persoonlijk gebruiken we dit al om contact te maken met onze familie in het buitenland. Maar het is nog niet zeker of dit ook breed binnen de kerk ingezet gaat worden als vergader hulpmiddel. Het zou kunnen passen in de situatie waar mensen steeds minder tijd hebben en dan even snel met elkaar kunnen overleggen. Het is in ieder geval iets waar we naar moeten kijken.

Daarna heb ik de huidige versie van ons Intranet laten zien en doorgesproken:

• Sociaal Profiel (je persoonlijke informatie, wie ben je, wat kan je, wat wil je)
• Samenwerken in groepen
• Evenementen organiseren (kalender functie) 
• Samen werken aan documenten
• Discussie
• Kennis management
• Documenten delen
• Nieuws tonen

Bij de eerstvolgende gezamenlijke vergadering van de parochieraad, locatieraden en pastores zal het onderwerp Intranet besproken worden.

Het idee achter het intranet

Gebruikers profiel

Vandaag weer een stap vooruit gezet. Het idee is om het Sociaal Intranet te gaan gebruiken voor Het ondersteunen van de vrijwilligers door ze met elkaar in contact te brengen en het stimuleren van kennisdeling. Dat kan dan kennis zijn die voortkomt uit de eigen organisatie (parochie) maar ook informatie van buiten in de vorm van discussies, blogs,documenten, nieuws, tweets en dergelijke. Voor de presentatie kunnen we gebruik maken van de mogelijkheid van RSS-feeds, blogs enzovoort. Er zijn diverse websites waar je goede informatie kan vinden, verzamel en bewaar de weblinks.

Welke vorm van Social Media is nu de beste

We zijn nu een tijdje bezig om het fenomeen social media te bekijken en we kunnen langzamerhand een mening vormen welke soort van social media bij ons past.

Alleereerst wat is social media nou. Volgens het Kennisplatform Social Media:

Social media is een verzamelnaam voor alle internet-toepassingen waarmee het mogelijk is om informatie met elkaar te delen op een gebruiksvriendelijke en vaak leuke wijze.

Dat is dus een lekker brede definitie, zo zijn Facebook en Twitter social media maar ook een blog of zelfs een website. Ik denk dat het belangrijk is om jezelf de vraag te stellen wat je er mee wilt bereiken.

Waar zijn we nu?

Even drie weken stil geweest maar niet inactief. We hebben wat geëxperimenteerd met het Elgg systeem, een probleem opgelost, een Facebook thema geïnstalleerd en gekeken naar de mogelijkheden voor ondersteuning van mobiele telefoons. Het Facebook thema ziet er wel aardig uit maar het is duidelijk nog niet af. De navigatie is soms wat verwarrend en we zouden graag bij een groep de groepsleden willen zien. Dit soort ontbrekende functies kan je er wel bijmaken maar dat vraagt programmeerkennis en tijd.

Social meda binnen de kerk

Hier weer wat opwindend nieuws over het gebruik van Social meda binnen de kerk.

Social-media congres: Op zaterdag 3 november is de landelijke dag voor Social Media en kerken: de missionaire (on)mogelijkheden van Social Media. De deelnemers aan die dag kunnen kiezen uit meerdere “routes”: voor de sceptische beginner is er veel te vinden, maar ook voor de gevorderde gebruiker en ieder daar tussenin. Voor de diverse niveau’s is er praktische informatie, ontmoeting met technici, met mensen van je eigen niveau, en nieuwe toepassingen over gebruik en strategische aanpak.

Youtube: De Kerk van de toekomst met sociale media, in drie stappen (korte introductie)
"De Kerk van de toekomst met sociale media, in drie stappen." Video van de R.K. parochie H. Plechelmus. Gemaakt door Robin Effing. www.socialpower.nl 2012. Deze videoclip is onderdeel van de activiteiten uit het strategieplan "Verbinden en getuigen met social media" van de parochie H. Plechelmus.

Van start gegaan met ontwikkelen Social Intranet

Gisteravond hadden we een goed gesprek met de pastor verantwoordelijk voor Gemeenschapsopbouw over de inzet van een Social Intranet voor het ondersteunen van de vrijwilligers. We hebben onze ideeën toegelicht en besproken wat de mogelijkheden zijn. De pastor heeft interesse, denkt dat het van nut kan zijn en gaat het plan verder bespreken met het pastores team en de parochieraad.

Brainstorm sessie

Na een beetje brainstormen kwam dit overzichtsplaatje uit de hoge hoed. Het geeft weer aan welke zaken we denken als we het hebben over een social netwerk ter ondersteuning van vrijwilligers, werkgroepen en bestuurslagen in de kerk.

Sociale netwerk sites als middel voor gemeenschapsopbouw in de Rooms Katholieke Kerk

Kerkelijke gemeenschappen zijn behoorlijk op zoek naar nieuwe sociale structuren. Hoe richt je vandaag de dag kerkgemeenschappen in? Dat is een grote uitdaging.
Robbert Effing heeft een onderzoek gedaan naar dit onderwerp en daar dit rapport over geschreven. Verplicht leesvoer voor beleidsmakers en geintresseerden.